Monat: August 2017

03 Aug 2017
Lotse Juli 2017

Lotse Juli 2017

Die neue Ausgabe des Lotsen ist da! Hier eine kleine Zusammenfassung:

Jeder bringt was mit – „bring your own device“

Spricht eigentlich etwas dagegen, sein eigenes Smartphone oder Tablet bei der Arbeit (für betriebliche Zwecke) zu nutzen? Die klare Antwort ist Jein!

Damit man sein eigenes (privates) Smartphone oder Tablet betrieblich nutzen kann, muss der Arbeitgeber zustimmen. Damit ist es aber noch nicht getan, der Datenschutz ist ja auch noch da…. Zum einen muss sichergestellt werden, dass betriebliche und private Sachverhalte getrennt werden. Denn der Arbeitgeber hat nur das Recht, z.B. betriebliche Mails zu lesen. Zum anderen muss es möglich sein, die betrieblichen Daten bei Verlust/Diebstahl des Smartphones oder Tablets aus der Ferne zu löschen.

Für mich ist die bessere Alternative die Stellung des Smartphones oder Tablets durch den Arbeitgeber. Auch hier muss allerdings geklärt werden, wie das Gerät genutzt werden darf. Die nur betriebliche Nutzung ist sicherlich am einfachsten; der Arbeitgeber hat dann umfangreiche Kontrollrechte.  Die private Nutzung kann der Arbeitgeber auch gestatten; die Zugriffsrechte durch den Arbeitgeber sind dann aber auf die betrieblichen Sachverhalte beschränkt. Positiv ist hier aber, dass der Vorteil aus der privaten Nutzung steuer- und sozialversicherungsfrei ist (Stichwort: Netto-Lohnoptimierung)!

Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH in einer Person?

Kommen wir mal wieder auf mein „Lieblingsthema“ zu sprechen: Formalien.

Gerade bei einer Ein-Mann- oder Ein-Frau-GmbH könnte man meinen, Verträge zwischen Geschäftsführer, Gesellschafter und GmbH sind nicht wichtig. Es handelt sich ja schließlich immer um die gleiche Person. Aber weit gefehlt: gerade in solchen Konstellationen sind ordnungsgemäße Verträge u.U. überlebenswichtig!

  • Damit man in solchen Konstellationen überhaupt Verträge mit sich selbst abschließen darf, muss das sogenannte „Selbstkontrahierungsverbot“ (gesetzliches Verbot mit sich selber Geschäfte abzuschließen) im Gesellschaftsvertrag ausgeschlossen sein. Ansonsten werden die Verträge rechtlich nicht gültig!
  • Jeglicher Vertrag, aber auch jede Änderung muss im Vorhinein und schriftlich vereinbart sein. Z.B. eine Tantiemeregelung 2017 muss vor dem 01.01.2017 vereinbart werden.
  • Eine Nebentätigkeit des Geschäftsführers muss genehmigt sein, ansonsten gehören diese Einnahmen der GmbH.

Steuervorteile sichern

Das Jahr 2017 ist nun schon zur Hälfte vorbei. Für einige Steuertricks ist es leider schon zu spät für andere zum Glück noch nicht.

Zu spät ist es für:

  • Fahrtenbuch: Die Berechnung der privaten Kfz-Nutzung muss innerhalb des Jahres (Kalenderjahr 01.01.-31.12) nach der gleichen Regel berechnet werden. Man kann also nicht mitten im Jahr von 1%-Regel auf Fahrtenbuch wechseln. Aber 2018 ist ja auch noch ein Jahr!
  • höhere Tantieme: Die höhere Tantieme hätte bereits vor dem 01.01.2017 vertraglich vereinbart werden müssen.

Nicht zu spät ist es für:

  • Einhaltung der Kleinunternehmerregelung: Damit in 2018 weiterhin die Kleinunternehmerregelung zum Einsatz kommen kann, dürfen die Einnahmen 2017 den Betrag von 17.500 € nicht übersteigen. Und wenn es wahrscheinlich nicht passt: einfach den Dezember nicht arbeiten. 🙂
  • Renovierungskosten (nur Arbeitslohn, max 6.000 €) und Haushaltsnahe Dienstleistungen (z.B. Gärtner, max 4.000 €) können in Höhe von 20 % der Dienstleistung direkt von der Steuer abgezogen werden.
  • Außergewöhnliche Belastungen (i.d.R. Krankheitskosten) werden nur zu einem Teil berücksichtigt. Es macht daher Sinn, solche Aufwendungen in einem Jahr zu bündeln.
  • Wenn Sie den Kauf einer Fotovoltaikanlage in 2018 planen, wäre es sinnvoll diese noch in 2017 zu bestellen. Stichwort: Investitionsabzugsbetrag.
  • Eventuell macht es auch Sinn, geplante Ausgaben in 2018 schon in 2017 durchzuführen (abhängig von der Gewinnermittlungsart).

Arbeitgeberhaftung in der betrieblichen Altersversorgung (BAV)

Aufgrund des sinkenden Rentenniveaus der gesetzlichen Rentenversicherung ist eine zusätzliche Altersversorgung zwingend notwendig. Neben der privaten Altersversorgung ist auch eine betriebliche Altersversorgung möglich. Interessant hierbei ist, dass durch die Entgeltumwandlung für die betriebliche Altersversorgung keine Steuern und Sozialversicherung anfallen. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss leisten.

Da die betriebliche Altersversorgung ein Teil des Arbeitsverhältnisses ist, haftet der Arbeitgeber –  aufgrund seiner Fürsorgepflichten –  für die erteilte Zusage. Die Haftung besteht sogar für externe Verträge (z.B. Direktversicherung).

Durch eine Versorgungsordnung kann der Arbeitgeber die Spielregeln der betrieblichen Altersversorgung (z.B. Wahl der Versicherungsgesellschaft) festlegen. Diese muss selbstverständlich allen Mitarbeitern bekannt gegeben werden. Die Vorstellung der betrieblichen Altersversorgung und auch die Entscheidung der Mitarbeiter sollte schriftlich dokumentiert werden.

Wenn eine Versorgungsordnung existiert, muss der Arbeitgeber bei einem neuen Mitarbeiter dessen alte betriebliche Altersversorgung nicht übernehmen. D.h. das Recht auf Portabilität kann hierdurch beschränkt werden. Da der Arbeitgeber in die Rechte und Pflichten des Vertrags eintritt und somit für den Vertrag haftet, ist eine Übernahme nicht unbedingt sinnvoll.

Selbstverständlich sollten auch bestehende bAV-Zusagen von Zeit zu Zeit geprüft werden. Insbesondere sollte die Vollständigkeit (z.B. Existenz von Entgeltumwandlungsvereinbarungen) der Unterlagen geprüft werden.

Home Office – Wie der Arbeitsplatz zu Hause für alle funktioniert

Der digitale Wandel macht es möglich: Home Office für alle. Damit das jedoch für alle Beteiligten funktioniert und nicht zum Desaster wird, sollten einige Punkte beachtet werden:

  • Vertrauenskultur
  • flexible Vertrauensarbeitszeit
  • klare Arbeitsziele
  • Cloud-Technologie und digitale Anwendungen
  • Zeitmanagement und Arbeitsdisziplin des Mitarbeiters
  • Klar abgegrenzter Arbeitsbereich in der Wohnung des Mitarbeiters
  • Kommunikation und Einbindung in das Unternehmensgeschehen.

Der Schritt von Präsenzkultur zur Vertrauenskultur sollte nicht ruckartig vollzogen werden. Denn es gibt einige Fallstricke zu beachten:

  • Bei der Arbeit von zu Hause fehlt die räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Es passiert dann schnell, dass der Mitarbeiter sich durch zu wenig Pausen oder dem Gefühl immer erreichbar zu sein, überfordert.
  • Eventuell müssen auch erstmal die technischen Voraussetzungen (Breitband-Internetanbindung) geprüft und verbessert werden.
  • Kommunikation von der persönlichen in die digitale Welt überführen, z.B. verbindliche Erreichbarkeit vereinbaren, Online Konferenzen durchführen.

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